banner434

banner433

Dijital Arşiv Nedir?

Hızlı bir şekilde yaygınlaşan dijital arşivleme çalışmaları kurum ve kuruluşların hizmet vermiş olduğu kişilere büyük avantajlar sunmaktadır.

Teknoloji 23.03.2022, 21:40
Dijital Arşiv Nedir?

Arşivcilik alanı, teknolojinin gelişmesiyle birlikte önem kazanan ve eskisine göre daha kolay yönetilebilir olan alanlardan biri olmuştur. Teknolojinin gelişmesiyle dijital arşiv kavramı oldukça yaygın hale gelmiş ve fazlasıyla da verim alınmaya başlanmıştır. Kağıt evrak veya görsellerin dijital veriye dönüştürülmüş hali olan dijital arşiv, kurumlar kapsamınca büyük kolaylıklar sunmaktadır. Hızla yaygınlaşan dijital arşivleme çalışmaları günümüzde artık gereklilik olmaya başlamıştır.

Dijital arşivleme çalışmaları yürütülen iş alanlarında evrak ayrıştırma, evrak tarama, görüntü iyileştirme, indeksleme, kalite kontrol ve aktarma adımlarından geçilmektedir. Bu adımlar neticesinde somut tutulan arşivler dijital ortamlara taşınarak ulaşılması ve yönetmesi kolay hale getirilmiştir.

Dijital Arşiv Önemi

Hızlı bir şekilde yaygınlaşan dijital arşivleme çalışmaları kurum ve kuruluşların hizmet vermiş olduğu kişilere büyük avantajlar sunmaktadır. Belgelerin gözden geçirildiği dijital arşivleme süreçlerinde belgeler yeniden tasnif edilir ve ayıklanır. Bu süreç neticesinde ise fiziksel arşivlere yeni bir düzen kazandırılır. Dijital arşivleme sürecinin profesyonel şirketler tarafından gerçekleştirilmesi verimlilik açısından oldukça önemlidir. Bu noktada dijital arşiv firmaları devreye girmekte ve önem kazanmaktadır. 

Dijital arşivleme süreciyle birlikte ulaşılmak istenen tüm belgelere artık elektronik üzerinden kolaylıkla ulaşılabilir. Böylelikle iş gücü ve zamandan tasarruf edilerek kısa vadede maksimum verim sağlanabilir. Dijital arşivin sunduğu avantajlar olarak ise şunları belirtmek mümkündür:

  • Belgelerin dağılmasını ve yıpranmasını önler
  • Belgelerin kaybolmasını önler
  • Yer tasarrufu sağlar
  • Aynı zaman içerisinde çoklu erişim olanağı sağlar
  • Maliyetleri düşürür
  • Belgeye erişimi yetkiye dayalı yapar
  • Zamandan tasarruf sağlar

Dijital arşivin önemi bu noktada oldukça büyüktür. Çünkü fiziksel olarak saklanan belgeleri ayıklamak, aramak ve istenen zamanda bulmak oldukça maliyetlidir. Ancak dijital ortamda saklanmış olan verilere ulaşım oldukça kolay ve hızlıdır.

Dijital Arşiv Firmaları

Arşiv tutan ve arşive sürekli olarak ihtiyaç duyan firmalar, işletmeler teknolojiden yararlanarak arşivlerini elektronik ortama taşıyabilirler. Bunu da yine dijital arşiv firmaları üzerinden tamamlamaları gerekir. En iyi dijital arşiv firmaları araştırması yapılarak firmaların kendi arşivlerini daha iyi yönetebilecekleri dijital sistemlere ulaşması mümkün hale gelir. Profesyonel dijital arşiv firmaları ile arşivleri yönetmek artık çok kolay.

Yorumlar (0)